¿Qué es la ofimática?

Desde la Fundación Sopeña te contamos qué es la ofimática, para qué sirve, qué herramientas incluye y por qué manejarla bien te abre puertas en el mundo laboral.

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en una oficina para crear, gestionar, guardar y compartir información con menos esfuerzo y en menos tiempo. La palabra viene de unir oficina e informática, y también vas a encontrarla con otro nombre, burótica. Cuando alguien habla de ofimática básica se refiere al manejo de las herramientas esenciales del día a día (escribir un documento, montar una hoja de cálculo o gestionar el correo), mientras que la ofimática avanzada entra en funciones más potentes como las macros, las tablas dinámicas o la automatización de tareas repetitivas.

¿Para qué sirve la ofimática?

 

La idea es hacer en unos clics lo que antes llevaba horas de trabajo manual. Con las herramientas ofimáticas puedes redactar contratos, informes o cartas, llevar las cuentas y los cálculos de un negocio, preparar una presentación para una reunión, guardar y organizar archivos, y comunicarte por correo con clientes y compañeros.

En una empresa esto se traduce en dos cosas muy concretas. Por un lado, un ahorro importante de tiempo y de dinero en tareas que se repiten cada día. Por otro, la necesidad de contar con personal que sepa manejar estos programas, porque de nada sirve tener las mejores herramientas si nadie las domina. Ahí es donde una buena formación marca la diferencia.

 

Herramientas ofimáticas: tipos y ejemplos

 

Aunque cada paquete tiene su nombre comercial, casi todos incluyen el mismo tipo de aplicaciones. Estas son las herramientas ofimáticas que vas a usar sí o sí:

 

Procesadores de texto

Sirven para escribir y dar formato a cualquier documento, desde una carta hasta un trabajo de 50 páginas con su índice y sus notas. Los más conocidos son Microsoft Word, Google Docs y Writer de LibreOffice.

 

Hojas de cálculo

Con ellas trabajas con números, fórmulas, tablas y gráficos. Son la herramienta reina para llevar presupuestos, facturación o cualquier control de datos. Aquí mandan Excel, Google Sheets y Calc.

 

Programas de presentaciones

Te permiten montar diapositivas con texto, imágenes y vídeo para exponer una idea en una reunión o en clase. Los típicos son PowerPoint, Google Slides e Impress.

 

Gestores de bases de datos

Guardan y organizan grandes cantidades de información para consultarla y cruzarla cuando la necesitas, como el registro de clientes de una empresa. Los más habituales son Microsoft Access y Base.

 

Correo electrónico y calendarios

Para enviar y recibir mensajes, organizar la agenda y coordinar citas con tu equipo. Outlook y Gmail, junto con sus calendarios, son los que más se usan.

 

Paquetes de ofimática más usados

 

Un paquete o suite ofimática reúne varias de estas aplicaciones en un mismo producto. Estos son los cuatro que te vas a encontrar en cualquier oficina.

 

Microsoft Office

 

 

Seguro que te suena Word, Excel o Powerpoint, etc.., se trata de uno de los paquetes de ofimática más conocidos de la tecnológica Microsoft.

Están integrados en la mayoría de ordenadores personales del mundo, sus altas prestaciones lo convierten en el programa por excelencia de estudiantes y empresas.

Y entre sus programas podemos encontrar:

 

• Procesador de texto.
• Hojas de cálculo.
• Presentación de diapositivas.
• Bases de datos.
• Gestor de correo electrónico.
• Gestión de notas.
• Disco duro en la nube.

 

Para poder utilizar los programas será necesario adquirir una licencia para instalarlo en ordenadores y portátiles o bien pagar una suscripción anual para trabajar con ellos en la nube.

 

Google Docs

 

 

Se diferencia de la suite ofimática de Microsoft, en que sus aplicaciones no se instalan en las computadoras, sino que están disponibles a través del navegador Google Chrome y podrás utilizarlas dándote de alta en una cuenta gratuita de Gmail.

Dispone de aplicaciones muy similares, pero su gran ventaja es que puedes utilizarlo en cualquier dispositivo que tenga conexión a internet:

 

• Documentos de texto (Google Docs)
• Hojas de cálculo (Google Sheets)
• Presentaciones de diapositivas (Google Slides)
• Dibujos (Google Drawings)
• Formularios (Google Forms)

 

Apache OpenOffice

 

 

Esta suite ofimática se presenta como alternativa gratuita a Office, puedes descargarla e instalarla libremente en cualquier ordenador PC, Linux o MAC. Además, podrás trabajar con documentos creados con otros programas, porque dispone de alta compatibilidad.

Entre las aplicaciones que dispone OpenOffice podemos destacar:

 

• Writer: un procesador de textos
• Calc: una hoja de cálculo.
• Impress: para crear presentaciones multimedia.
• Draw: para generar diagramas e ilustraciones 3D dinámicas.
• Base: permite la creación y modificación de bases de datos.
• Math: para crear ecuaciones matemáticas.

 

LibreOffice

 

Es la alternativa gratuita y de código abierto más usada hoy, heredera directa de OpenOffice y con un desarrollo mucho más activo. La descargas e instalas libremente en Windows, Linux o Mac, y abre sin problema los archivos de Office. Incluye Writer (textos), Calc (hojas de cálculo), Impress (presentaciones), Draw (dibujos y diagramas), Base (bases de datos) y Math (fórmulas matemáticas). Si buscas trabajar sin pagar licencia, es la opción más recomendable.

 

Ofimática de escritorio y ofimática en la nube

 

Existen dos formas de trabajar con estas herramientas, y conviene que sepas diferenciarlas.

La ofimática de escritorio es la de toda la vida: instalas el programa en el disco duro del ordenador y trabajas en local, con o sin internet. Fue la primera que llegó, a finales de los años 70, cuando aquellos primeros procesadores de texto vinieron a sustituir a las máquinas de escribir.

La ofimática en la nube llegó después, con internet, y funciona desde un servidor al que accedes por el navegador sin instalar nada. Su gran ventaja es que puedes abrir tus documentos desde cualquier dispositivo y trabajar con otras personas en el mismo archivo a la vez. El ejemplo más claro lo tienes en Google Drive, donde guardas los archivos online y editas tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente desde el navegador.

 

¿Por qué aprender ofimática mejora tu empleabilidad?

 

Manejar bien la ofimática ya no es un extra en el currículum, es un requisito básico en prácticamente cualquier trabajo de oficina. Saber moverte con soltura en un procesador de texto, una hoja de cálculo y el correo te abre la puerta a puestos de administración, atención al cliente, contabilidad o gestión en empresas de cualquier sector.

Si quieres dominar estas herramientas de verdad y convertirlas en tu profesión, con la titulación de técnico superior en administración y finanzas podrás aprender el funcionamiento de las aplicaciones ofimáticas (también ofertamos el ciclo de administración y finanzas a distancia) y además desarrollarte como personal administrativo en cualquier empresa de nuestro país.

Y si prefieres empezar por un grado medio, con el ciclo de Gestión Administrativa pones la primera piedra de tu carrera en el mundo de la oficina. Los dos los tienes también en modalidad a distancia, para que estudies a tu ritmo.

Ahora ya sabes qué es la ofimática y todo lo que puedes hacer con ella para ser más productivo en tu día a día. ¡Trabaja en lo que te gusta! Del resto nos encargamos nosotros.

 

Esperamos que ahora entiendas qué es la ofimática y cómo nos ayudan en nuestro día a día a ser más productivos, reducir tareas repetitivas y ahorrar tiempo.

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